Use Your Tools - chiudendo la porta sulle interruzioni - Parte 2

Beh, divertente non lo è, che qualcosa di simile può causare interruzioni qualcuno a divagare e il ... Io leggevo retrospettivo sulla mia articolo dal numero scorso, e che mi venne in mente che ci sono altre cose che causano interruzioni, oltre gli esseri umani - e che LORO need to devono anche affrontare.

Qui ci sono alcuni trucchi che ho trovato efficace nel mio ufficio a casa. Essi non possono essere tutte applicabili a quelle del vostro lavoro in un ambiente aziendale, ma possono ispirare a trovare un'alternativa corrispondente.

Se il vostro lavoro comporta ore al giorno su un computer, scommetto che c'è una buona probabilità si tratta anche e-mail.

Forse la mia più grande miglioramento della produttività veniva da spegnere il mio controllo posta AUTOMATICO. Ho usato per essere così tanta paura di perdere una e-mail il secondo è stato spedito, che ho avuto il mio controllo di Outlook automaticamente ogni 5 minuti.

Non è ridicolo?
Ora, se non si ottiene un sacco di posta, allora forse non hai questo problema, ma quello che è successo è stato - ogni volta che Outlook per la posta controllata, la busta piccola non mi veniva in systray (quel poco dalla in basso a destra dello schermo con l'orologio) e ha chiesto la mia attenzione. Perché ho avuto (get) importi ridicoli di spam, ci fu un tempo in cui raramente controllato mail e trovato nulla.

Così, allora, perché dipendente da this was processo, mi fermavo quello che stavo facendo e go e CHECK vedere che la posta elettronica to if era di death life o importanza.

Suona familiare?
Quante volte pensi che, negli ultimi 6 anni, ho ricevuto una email che era di vita o di morte importanza? (Tenere a mente io non sono un medico o di crisi consigliere).

Questo è esattamente di destra. ZERO.
Ma, non riesco a contare quante ore ho sprecato controllare la posta ogni 5 minuti e poi cercando di tornare al lavoro.

Ora ho il mio Outlook impostato per controllare manualmente la posta ... La differenza è STUPEFACENTE! Sono in grado di andare per un paio d'ore di fila senza essere interrotto dalla piccola busta. Qualche volta ho persino dimenticare di controllare la mia posta e ho LOVE quei tempi. Mi ricorda che ho preso il mio potere ritorno dalla mia tecnologia. E 'fantastico.

Poi, c'è il telefono.
Ora sicuramente, è importante prendere le chiamate da clienti quando loro primo entrare Ed è di vitale importanza per tornare chiamate as rapidamente possibile. Ma a volte, non è affatto necessario, e, a volte, è persino meglio lasciare la posta vocale gestire la chiamata.

Dove vivo, abbiamo chiamato questa cosa nifty TALKING ID chiamante. Quando sei al telefono con il cliente molto importante e qualcuno ti sta chiamando - this bella voce femminile interromperà e dirti il nome o la posizione del chiamante in arrivo. È quindi possibile decidere se avete bisogno di tagliare la vostra chiamata corrente, metterle in attesa, o lasciare che la chiamata nuovo stanno alla posta vocale. Anche se non interrompere la chiamata per un secondo, si può risparmiare molto tempo e ansia per le chiamate mancanti, perdere tempo con venditori, o priorità. Se sei in attesa di una chiamata che è semplicemente informazioni che hai richiesto, magari avete avuto lungimiranza sufficiente per chiedere loro "lasciarlo sulla mia segreteria telefonica, se mi manca la tua chiamata".

Se si lavora a casa e condividere una linea con le richieste della famiglia (smart situazione tipo di suoneria), allora si può distinguere tra le chiamate per l'adolescente e chiede per voi. Ed essere onesti, durante l'orario lavorativo, il tuo lavoro CHIEDE al primo posto. O almeno, penso che è così che dovrebbe essere.

E un po 'di più sulla sindrome di Instant Messenger. Oh, una benedizione e una maledizione quelle piccole cose che sono. Io uso Yahoo Messenger. Lo uso solo per l'interazione con i clienti. Ho usato per usare ICQ, ma sono stufata di essere sollecitati da estranei. Raccomando caldamente l'uso di un instant messenger, ma ha i suoi pro e contro.

E 'economico. E 'un modo fantastico per tenere testa in giù, e continueranno ad avere accesso totale ai vostri clienti. Se si dispone di un microfono e altoparlanti è possibile parlare in tempo reale senza raccogliendo lunga distanza. Clienti così.

È conveniente. Ebbene, la maggior parte del tempo. Si può essere o ronzio ronzavano e lasciare messaggi, tutti all'interno del vostro flusso di lavoro regolare.

IT'S immediata. Quindi, il nome ... Instant Messenger. Ma questo significa anche INSTANT interruzione. Ora, è possibile impostare la maggior parte in modo che non si ottiene una segnalazione visiva o audio quando c'è un nuovo messaggio, e vi consiglio di farlo.

IT'S soggette ad abusi. Tutti noi abbiamo 'em ... i clienti che pensano che siano solo il client e quindi, si dovrebbe essere lì nel momento in cui si ha bisogno. Quindi, essere selettivi clienti, che vi darà il vostro ID IM ... : D

CUSTODIA può essere un dolore. Se si dispone di una "conversazione" con un cliente a macchina, la maggior parte del GI manterrà un archivio in modo da poter tornare indietro attraverso di loro. Assicurarsi di aver impostato il vostro per farlo, se si desidera che. Ho dimenticato di impostare la mia quando ho reinstallato l'estate scorsa, e ha perso DAYS di note e conversazioni. Ovviamente, le conversazioni voice-enabled, non vengono registrati, quindi si devono ancora prendere appunti. E finora, in Yahoo! Messenger, almeno, non ho trovato un modo per cercare negli archivi, in modo da passare attraverso i messaggi ogni giorno di consegna a mano a trovare ciò che vi serve. (Se siete a conoscenza di una funzione di ricerca di Yahoo! IM, Ti prego, dimmi)

Quindi, ci sono alcuni suggerimenti di più per mantenere il vostro interruzioni giù e la produttività su. Usa come richiesto. Chiamami al mattino, se non vi sentite meglio.

Felice riqualificazione.